Pixmat Studios es una agencia de desarrollo y diseño de software en Panamá. Por la naturaleza de nuestros proyectos, practicamos principios ágiles y Lean durante nuestro proceso diario.
Una de las prácticas más importantes en el día, luego del café de las 9:00 a.m., es el "Daily Standup Meeting", conocido también como el "Daily Scrum".
Luego de 5 años incorporándolo en nuestro día a día, queremos compartirles un poco de como es este proceso.
¿Cuándo?
Estas reuniones tienen lugar a las 9:15 a.m. y tienen una duración no mayor de 15 minutos.
Este es un elemento sumamente importante, ya que al ser una empresa que cree mucho en principios Lean, intentamos a toda costa de reducir cualquier desperdicio.
En Lean, un ‘desperdicio’ (muda, por su palabra en japonés) se refiere en específico, a cualquier actividad humana que consume recursos y no crea valor.
¿Dónde?
La realizamos la mitad de la oficina.
El elemento más importante de esta reunión es tener nuestro tablero de tareas a la mano. Muchas veces a través de un monitor o un tablero físico con "post-its".
Dependiendo del proyecto, algunos de nuestros proyectos utilizan un "story board" de SCRUM, mientras otros utilizan un "Kanban Board", de Kanban.
¿Quiénes?
Todas las personas involucradas en algún proyecto son parte de esta reunión, ya sea si trabajan con nosotros en la oficina o si trabajan de forma remota.
Cada persona tiene un orden establecido: cada uno sabe a quién le toca y cuándo le toca.
¿Qué?
En la reunión, cada persona debe contestar 3 preguntas sencillas:
- ¿Qué trabajaste durante el día de ayer?
- ¿Qué estás trabajando en este momento o qué trabajarás durante el día de hoy?
- ¿Has tenido algún problema que nos ha alterado a cumplir con nuestro objetivo? — Pueden ser problemas, preguntas o un llamado a ayuda.
Además, el principal de la reunión podrá dar anuncios al final a todos los del equipo.
Resultados y comentarios
Gracias a la incorporación de este tipo de prácticas, hemos podido resolver muchas situaciones que se nos presentaban con anterioridad, entre las que podemos señalar:
- Antes teníamos reuniones semanales de reporte, ahora diarias: las reuniones semanales se podían extender por varias horas, muchas veces porque no teníamos una agenda bien establecida. El tiempo invertido era mayor y el cumplimiento de los objetivos era menor. Cada reunión debe durar 15 minutos máximos. No más.
- Hemos eliminado cuellos de botella justo a tiempo: al tener una reunión donde debemos hablar de cualquier situación que nos genere desperdicio, hemos podido visualizar cualquier situación antes de que ocurra.
- Todos saben el estado del trabajo: No hay sorpresas, menos sorprendidos.
- Eliminamos los rodeos de las reuniones: Muchas reuniones duraban más, porque al no tener una agenda se hablaba de cualquier tema. Implementamos el "Two Hand Rule" para evitarlo. Recuerden: esto no es una reunión técnica.
- No hay nada escrito en piedra: Este proceso no se parece para nada al proceso que hicimos el día 1. Hemos ido perfeccionándolo con el paso de tiempo. Al ser un "set" de buenas prácticas debemos acomodarlo a lo que mejor funcione para nosotros.
- Individuals and interactions, over processes and tools: Este es nuestro favorito. Como parte del Manifesto Ágil, la idea primordial del "Daily Scrum" es precisamente más del primero (interacción) que del segundo (proceso).
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